Sommaire

6 règles efficaces

Travailler “malin” surpasse travailler “dur”

Quelques lignes directrices pour améliorer votre efficacité

Comment appliquer toutes ces méthodes ?

En faire plus en moins de temps

6 règles efficaces

• Travailler “malin” surpasse travailler “dur”
• Quelques lignes directrices pour améliorer votre efficacité
  • La règle des 80/20
  • La loi de Parkingson
  • Gestion de l'énergie
  • Délégation ou formation ?
  • Les statistiques
  • La loi du gain marginal

• Comment appliquer toutes ces méthodes ?
  • Gérer son temps
  • Gérer ses priorités
  • Mieux organisé, plus efficace

Travailler “malin” surpasse travailler “dur”

Dans certains cas, vous pouvez tomber dans la situation où travailler plus deviens travailler plus mal.
Pourquoi ?
La fatigue liée à de longues heures de concentration génère des erreurs.
Trop de temps passé au travail provoque de la démotivation et par voie de conséquence plus de lenteur dans la réalisation des actions.

Travailler moins et accomplir plus n'est pas facile.

Il faut faire preuve de créativité pour trouver des moyens plus efficaces de faire les mêmes choses mais plus efficacement

Tout d'abord vous devez être ouvert à la possibilité que vos méthodes ne sont pas aussi efficaces qu'elles pourraient l'être.

Une fois ce constat accepté vous pouvez chercher de meilleures façons de terminer plus d'actions sans augmenter votre temps de travail.

Quelques lignes directrices pour améliorer votre efficacité

1) La règle des 80/20

Elle suggère essentiellement que 20% des actions contribuent pour 80% au résultat final.

Et les 20% restants ?

Il faudrait fournir 4 fois plus d'efforts !

Utiliser cette règle signifie : réduire au minimum le temps passé dans les actions les moins productives représentant 80% du temps de travail mais n'apportant que 20% du résultat.

Concrètement, est-il possible de simplement les supprimer ?

Non. Certaines choses, même triviales, ont toujours besoin d'être terminées.

L'objectif des 80/20 consiste à vous forcer à être impitoyable dans la réduction du temps à la réalisation des actions qui contribuent le moins à votre objectif.

Voici quelques suggestions :

• Réduire le temps consacré aux e-mails et l'investir dans des projets plus importants.
• Savoir dire non aux gens demandant des engagements qui ne contribuent pas suffisamment à vos priorités.
• Consacrer plus de temps aux actions importantes pour aller ensuite dans les détails de moindre importance.

2) La loi de Parkingson

Elle dit que "le travail remplira le temps disponible pour sa réalisation".

Ceci est l'effet secondaire de se focaliser sur le temps de travail plutôt que de rechercher l'atteinte du résultat.

Donnez-vous des échéances strictes et cultivez le désire d'en terminer le plus rapidement possible.

Voici quelques suggestions :

• Réglez une minuterie sur le temps que vous avez décidé d'accorder à une action. Quand l'alarme retentit, décidez d'arrêter. Vous devrez donc réfléchir vite et ne pas perdre de temps.
• Découper le "mamouth" en petits morceaux. Efforcez-vous à terminer rapidement cette partie plutôt que de travailler sur un projet sans objectif fixé.

3) Gestion de l'énergie

La gestion de l'énergie, par opposition à la gestion du temps, vous force à penser en terme de résultat et non plus en terme de temps investi.

Travailler intensément pendant une courte période de temps permet d'accomplir plus d'actions plutôt que de travailler pendant des jours risquant de devenir distrait parce que fatigué.

Si vous travaillez en étant fatigué vous en ferez moins qu'en étant bien reposé.

Voici quelques idées :

• Travailler en séquences. Divisez-vous votre temps entre repos complet et concentration totale. Ne restez pas dans une situation qui ne vous laisse ni réel repos ni réelle production.
• Concentration totale. Ne répartissez pas les tâches qui ne prennent que quelques heures sur plusieurs jours. Asseyez-vous et terminez-les en une seule séance de travail. Cette méthode préservera votre énergie et vous fera économiser du temps.
• Reposez-vous, la santé et les loisirs comptent aussi. Vous engluez dans votre travail diminuera votre capacité à réaliser plus de choses. Maîtriser la capacité à régénérer  votre énergie et votre motivation quand vous en avez besoin.

4) Délégation ou formation ?

Connaissez-vous cette vieille histoire :

2 bucherons participent à un concours de coupe d'arbres.
Le premier pris immédiatement sa hache rouillée, couru dans les bois et commença immédiatement à couper des arbres.
Le second passa presque tout son temps à aiguiser sa hache. Après quoi il parti dans la forêt et abattit le plus gros arbre.

La morale ? N'utilisez pas des outils rouillés !

Ne perdez pas votre temps à réaliser des actions pour lesquelles vous ne possédez pas une forte compétence et pour lesquelles vous ne souhaitez pas développer de la compétence.

Déléguez-les à quelqu'un qui possède des outils efficaces.

Et pour les choses que vous souhaitez maîtriser ?

Faites en sorte que leur maîtrise devienne une priorité et devenez un expert dans ce domaine.

La compétence permet de gagner du temps.

5) Les statistiques

Les hypothèses erronées sont la plus grande source de gaspillage de votre temps.

Lorsque vos intuitions su run sujet ne correspondent pas à la façon dont cela fonctionne, vous ne pouvez jamais être efficace. La seule façon de combattre les fausses hypothèses est de les tester et de les suivre avec des statistiques.

Les résultats d'un test peuvent vous faire économiser des centaines d'heures si ils montrent que le processus actuel n'aura pas l'impact souhaité ou suggère une alternative plus rapide.

Voici quelques exemples:

• Tests A / B. Testez simultanément deux méthodes différentes. Cela peut vous permettre de connaître avec plus de précision la méthode qui fonctionne le mieux.
• Statistiques. Ne vous contentez pas de mesurer une seule fois mais suivez variations. Voyez comment les valeurs montent ou changent au fil du temps.

6) La loi du gain marginal

Perfectionniste ou "bâcleur" ?

Le premier n'en finit pas de terminer son projet, le second génèrent des corrections perpétuelles.

La réponse est quand le temps investi dépasse le gain produit.

• Mesurez la différence obtenue par les différents temps passés. Essayez de traiter vos e-mails en 30 minutes, puis en 60 minutes et enfin en 90 minutes par jour. Comparez l'efficacité. Peut-on sincèrement justifier l'écart de temps ?
• Comparez le temps passé à "fignoler" avec le temps passé à réparer. Si cela prend plus de temps pour fignoler que de réparer alors mieux vaut arrêter. Et inversement.

Comment appliquer toutes ces méthodes ?

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